Bij veel kleine bedrijven komen de openstaande facturen pas op tafel als het geld op de rekening krap wordt. Tegen die tijd is de vervaldatum van sommige facturen al weken voorbij. Met een vast ritme en een paar afspraken vooraf zie je eerder wie achterloopt, en hoef je minder vaak achter je geld aan.

Kijk elke week naar je openstaande posten

Kies één vast moment in de week om je openstaande facturen door te lopen, bijvoorbeeld op maandagochtend. Veel boekhoudprogramma’s zetten de openstaande posten voor je op een rij, gesorteerd op hoe lang ze al openstaan. Zo zie je in een paar minuten welke facturen net over de termijn zijn en welke al langer blijven liggen. Klanten die vaker laat betalen, vallen dan vanzelf op.

Maak het betalen makkelijk

Soms blijft een factuur liggen omdat er iets aan ontbreekt. Werkt een klant met inkoop- of ordernummers, zet dat nummer dan op de factuur. Vraag een nieuwe klant ook naar welk adres de facturen moeten. Een betaallink in de mail helpt ook, want dan is betalen een kwestie van een paar klikken.

Spreek vooraf af hoe je factureert

Bij een grote opdracht hoef je niet alles achteraf in rekening te brengen. Je kunt een aanbetaling vragen, of per fase factureren. Zo blijft het bedrag dat openstaat beperkt, en merk je vroeg als een klant gaat haperen. Leg zulke afspraken vast in de offerte of in de opdrachtbevestiging.

Zoek een nieuwe klant even op

Werk je voor het eerst voor een bedrijf, zoek het dan op in het Handelsregister van de KvK. Je ziet dan of het bedrijf ingeschreven staat, en of de naam en het adres kloppen met wat je van de klant hebt gekregen. Zo voorkom je dat je factuur bij de verkeerde partij terechtkomt.

Stuur herinneringen volgens een vast schema

Leg voor jezelf vast wanneer je een herinnering stuurt, bijvoorbeeld met een mail een paar dagen na de vervaldatum en een telefoontje als het daarna stil blijft. Doe je dat bij elke klant op dezelfde manier, dan hoort het gewoon bij je administratie en schuif je het minder snel voor je uit.

Draag het op tijd over

Blijft een factuur ook na een paar herinneringen openstaan, dan kost zelf blijven bellen vooral tijd. Bepaal daarom vooraf na hoeveel weken je de vordering overdraagt aan een incassobureau. Bij Bill Incasso in Amsterdam kun je je klant dan eerst een laatste kans geven: het bureau stuurt een aanmaning, nog zonder incassokosten. Betaalt de klant daarna nog niet, dan volgt het gewone incassotraject.