Hybride werken heeft de manier waarop bedrijven hun kantoor gebruiken flink veranderd. Medewerkers zijn niet meer iedere werkdag aanwezig en ook de bezetting van vergaderruimtes wisselt sterk. Juist daardoor groeit de behoefte aan een eenvoudige manier om ruimtes te reserveren en direct te zien welke vergaderplek beschikbaar is. Meeting room tablets spelen daar steeds vaker een centrale rol in.

Waarom hybride werken andere eisen stelt aan vergaderruimtes

Bij een traditioneel kantoor is de bezetting redelijk voorspelbaar. Met hybride werken verandert dat. Op dinsdag en donderdag kan het kantoor bijvoorbeeld vrijwel vol zitten, terwijl op vrijdag een groot deel van de werkplekken en vergaderruimtes leeg blijft. Dat maakt een vaste verdeling van ruimtes minder praktisch.

Daar komt bij dat medewerkers hun kantoordagen vaak juist gebruiken om collega's te ontmoeten. Overleggen die online plaatsvinden wanneer iedereen thuiswerkt, worden op kantoor vaker fysiek gehouden. Daardoor kan een bedrijf op drukke dagen relatief veel behoefte hebben aan vergaderruimtes, ook wanneer het totale aantal aanwezige medewerkers lager is dan enkele jaren geleden.

Een goed reserveringssysteem helpt om vraag en aanbod beter bij elkaar te brengen. Medewerkers moeten vooraf kunnen reserveren, maar op kantoor ook direct kunnen zien welke ruimte vrij is. Dat laatste is precies het punt waarop een tablet naast de deur veel duidelijkheid kan bieden.

Wat doet een meeting room tablet precies?

Een meeting room tablet is doorgaans een scherm dat bij de ingang van een vergaderruimte wordt geplaatst. Het scherm toont bijvoorbeeld of de ruimte beschikbaar of gereserveerd is en wanneer een volgende afspraak begint. Afhankelijk van het gebruikte systeem kan een medewerker ook direct bij de ruimte een reservering maken.

Dat voorkomt een bekend probleem op grotere kantoren. Een medewerker ziet een lege vergaderruimte, gaat er zitten en ontdekt tien minuten later dat iemand anders de ruimte heeft geboekt. Andersom komt het voor dat een ruimte als bezet staat geregistreerd terwijl de geplande vergadering helemaal niet doorgaat.

Door actuele reserveringsinformatie zichtbaar te maken bij de deur ontstaat meer duidelijkheid. Medewerkers hoeven niet eerst een agenda of reserveringsprogramma te openen om te bepalen of ze ergens terechtkunnen. Dat lijkt een klein verschil, maar bij tientallen vergaderingen per dag kan het behoorlijk wat zoekwerk en onderbrekingen voorkomen.

Meer overzicht op drukke kantoordagen

Vooral op populaire kantoordagen wordt duidelijk waarom zichtbare informatie bij vergaderruimtes nuttig is. Stel dat een bedrijf acht vergaderruimtes heeft en op dinsdag vrijwel alle teams aanwezig zijn. Zonder duidelijke informatie lopen medewerkers gemakkelijk van ruimte naar ruimte om te controleren waar nog plek is.

Een display maakt de status van een vergaderruimte direct zichtbaar. Voor bedrijven die zich oriënteren op zo'n toepassing laat een roombooking display van Reflex zien hoe beschikbaarheid en reserveringsinformatie bij een vergaderruimte kunnen worden weergegeven. Daardoor wordt de fysieke vergaderruimte gekoppeld aan de planning die medewerkers voor hun afspraken gebruiken.

Die zichtbaarheid is vooral waardevol wanneer medewerkers regelmatig wisselen tussen thuiswerken en kantoor. Niet iedereen kent dan uit het hoofd de namen, capaciteit of planning van alle vergaderruimtes. Een herkenbaar scherm bij iedere ruimte verlaagt die drempel en maakt het gebruik van het kantoor overzichtelijker.

Minder lege ruimtes door gemiste reserveringen

Een opvallend probleem bij het reserveren van vergaderruimtes zijn boekingen die uiteindelijk niet worden gebruikt. Iemand reserveert bijvoorbeeld een ruimte voor zes personen, maar besluit later online te vergaderen. Wanneer de reservering blijft staan, lijkt de ruimte gedurende dat tijdvak niet beschikbaar voor collega's.

Bij sommige systemen kan de daadwerkelijke aanwezigheid worden bevestigd. Wanneer niemand verschijnt, kan een reservering na verloop van tijd worden vrijgegeven. Dat is vooral interessant voor bedrijven waar op bepaalde dagen een tekort aan vergaderplekken ontstaat, terwijl uit de praktijk blijkt dat verschillende gereserveerde ruimtes leeg blijven.

Bedrijven doen er daarom goed aan niet alleen te kijken naar hoeveel ruimtes worden geboekt, maar ook naar het werkelijke gebruik. Wanneer regelmatig gereserveerde ruimtes leeg staan, hoeft uitbreiding van het kantoor niet direct de oplossing te zijn. Een betere verdeling van bestaande capaciteit kan eerst al resultaat opleveren.

Waar moeten bedrijven op letten bij de keuze?

Niet iedere organisatie gebruikt vergaderruimtes op dezelfde manier. Een klein kantoor met twee vergaderkamers heeft andere behoeften dan een hoofdkantoor met meerdere verdiepingen en tientallen ruimtes. Begin daarom bij het dagelijkse gebruik en niet bij het aantal beschikbare functies van een systeem.

Let bijvoorbeeld op de koppeling met de digitale agenda die medewerkers al gebruiken. Wanneer reserveringen automatisch worden bijgewerkt, hoeft personeel niet met verschillende planningen naast elkaar te werken. Ook een duidelijke weergave is belangrijk. Een medewerker moet op enkele meters afstand kunnen herkennen of een ruimte beschikbaar is.

Verder verdienen beheer en plaatsing aandacht. Denk aan stroomvoorziening, netwerkverbinding en centraal beheer van meerdere schermen. Door deze punten vooraf mee te nemen, voorkom je dat een eenvoudige oplossing voor medewerkers achter de schermen juist extra beheerwerk oplevert.

Een praktisch reserveringsproces voor hybride kantoren

Technologie werkt het beste wanneer het proces eromheen eenvoudig blijft. Spreek bijvoorbeeld af dat medewerkers een reservering verwijderen zodra een vergadering niet doorgaat. Zo blijft de beschikbaarheid voor collega's actueel en worden ruimtes niet onnodig geblokkeerd.

Het helpt ook om duidelijke namen en capaciteiten aan ruimtes te koppelen. Een medewerker die een overleg met vier personen plant, moet gemakkelijk een passende kamer kunnen vinden zonder een zaal voor twintig personen vast te leggen. Zeker bij beperkte capaciteit maakt dit een merkbaar verschil.

Evalueer na enkele maanden hoe het systeem wordt gebruikt. Kijk welke ruimtes vaak volgeboekt zijn, waar veel annuleringen plaatsvinden en op welke dagen knelpunten ontstaan. Met die informatie kan het bedrijf zowel de reserveringsafspraken als de inrichting van het kantoor verder aanpassen.