Als ondernemer ben je het liefst bezig met je vak. Of je nu diensten levert of producten verkoopt, de administratie hoort erbij maar kost vaak veel energie. Veel mensen beginnen zelf met hun boekhouding om kosten te besparen. Ze gebruiken een simpel spreadsheet of een basispakket. Toch merken veel ondernemers na een tijdje dat de cijfers te ingewikkeld worden en dat de belastingregels veranderen. Op dat moment kan een boekhouder in Amsterdam rust brengen in de bedrijfsvoering.

De grens tussen zelf doen en uitbesteden

In het begin is je administratie vaak nog overzichtelijk. Je stuurt een paar facturen per maand en hebt wat zakelijke kosten. Maar naarmate je bedrijf groeit, groeit de administratie mee. Je krijgt te maken met verschillende soorten btw, afschrijvingen van bedrijfsmiddelen of misschien zelfs personeel.

Het gevaar van alles zelf blijven doen is dat je fouten maakt die later geld kosten. Denk aan een verkeerde aangifte of het missen van belastingvoordeel. Een professional ziet vaak kansen die je zelf over het hoofd ziet. Hierdoor verdient de investering in hulp zich meestal snel terug. Bovendien scheelt het je de bekende stress aan het einde van elk kwartaal.

De voordelen van een lokale expert

Hoewel veel zaken tegenwoordig digitaal gaan, heeft een adviseur in de eigen regio nog steeds voordelen. Iemand die de lokale markt kent, begrijpt vaak beter in welke situatie jij zit. Daarnaast is het makkelijk om even af te spreken als er een groter financieel vraagstuk ligt, zoals een investering in een nieuw pand of een aanvraag voor een lening.

Een goede boekhouder is namelijk meer dan iemand die alleen de bonnetjes verwerkt. Het is een partner die meedenkt over de koers van je bedrijf. Door regelmatig naar de cijfers te kijken, weet je precies hoe je er financieel voor staat. Je ziet waar de kosten te hoog zijn en waar je juist meer winst kunt maken.

Slimme boekhoudsystemen

De tijd dat je met een schoenendoos vol bonnetjes naar een boekhoudkantoor ging, ligt achter ons. De meeste administratiekantoren werken nu met slimme software. Je maakt een foto van een inkoopfactuur met een app en deze wordt direct verwerkt in de boekhouding. Dit zorgt ervoor dat je administratie altijd bijgewerkt is.

Wanneer je zoekt naar ondersteuning, is het verstandig om te vragen met welke systemen zij werken. Het is prettig als de software aansluit bij jouw manier van werken. Zo houd je zelf de controle en het overzicht, terwijl de specialist zorgt dat alles volgens de regels gebeurt.

Een bewuste keuze maken

Het kiezen van een boekhouder die bij je past is een belangrijke stap. Het gaat om vertrouwen en een goede klik. Kijk niet alleen naar de prijs, maar vooral naar wat iemand voor je kan betekenen. Een goede boekhouder stelt kritische vragen en helpt je om financieel gezond te blijven. Zo kun jij je weer volledig richten op waar je goed in bent: ondernemen.

Vijf tips voor een strakke administratie

Ben je benieuwd of jij je financiële administratie op orde hebt? Deze tips helpen je alvast op weg, of je nu een boekhouder overweegt of je administratie nog zelf oppakt.

  • Houd zakelijk en privé strikt gescheiden:

Open altijd een aparte zakelijke rekening. Gebruik deze echt alleen voor je bedrijf. Als je privé boodschappen betaalt met je zakelijke pas, zorgt dat voor extra uitzoekwerk en onnodige kosten bij de verwerking van je cijfers.

  • Scan bonnetjes direct in:

Wacht niet tot het einde van de maand of het kwartaal. Er zijn handige apps waarmee je een foto maakt van je bon zodra je de winkel uitloopt. Zo raak je nooit meer iets kwijt en vervagen de letters op de bonnetjes niet voordat ze verwerkt zijn.

  • Plan een vast moment in de week:

Administratie wordt pas een grote berg als je het laat liggen. Reserveer bijvoorbeeld elke vrijdagochtend een half uur om je facturen te versturen en je inkoopfacturen klaar te zetten. Door er een routine van te maken, kost het je steeds minder moeite.

  • Geef betalingen een duidelijke omschrijving:

Als je een bedrag overmaakt, zet er dan altijd een factuurnummer of een duidelijke omschrijving bij (en vraag je klanten dit ook te doen). Dit helpt de software (en je boekhouder) om de betaling direct aan de juiste factuur te koppelen. Zo voorkom je vragen achteraf over waar een bepaald bedrag bij hoort.

  • Zet de btw direct op een spaarrekening:

De btw die je van klanten ontvangt, is niet van jou. Zet dit bedrag (en eventueel een percentage voor de inkomstenbelasting) direct apart op een spaarrekening zodra een factuur betaald is. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan als de Belastingdienst om een betaling vraagt.